隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機(jī)構(gòu)增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長的煩惱”，比如：企業(yè)管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費(fèi)問題等。其實只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時的發(fā)布決策信息，執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機(jī)，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。

    溝通在企業(yè)運(yùn)營中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費(fèi)2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費(fèi)用，增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。

    針對企業(yè)的溝通難題，視頻會議系統(tǒng)應(yīng)需而生，國內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統(tǒng)。視頻會議與傳統(tǒng)的電話會議相比優(yōu)勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動性更強(qiáng)一些。召開視頻會議不僅可以聽到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實。視頻會議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時召開內(nèi)部會議、技術(shù)交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運(yùn)行模式、縮短決策時間、同時提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競爭力。

視頻會議的優(yōu)勢

    視頻會議系統(tǒng)是利用專網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實時信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。

    視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用模式包括以下幾種：

    首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，借助視頻會議系統(tǒng)就可以隨時隨地與總公司進(jìn)行溝通，不需要浪費(fèi)時間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時間，提高了公司的運(yùn)作效率。

    其二，向公眾和目標(biāo)客戶進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣，增強(qiáng)直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產(chǎn)品，讓客戶直觀的看到產(chǎn)品的外觀，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說服力。

    其三，與非本地客戶進(jìn)行可視化的互動交流，增強(qiáng)真實感。以往與異地客戶溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個城市，費(fèi)時費(fèi)力。采用視頻會議系統(tǒng)就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

    其四，對分支機(jī)構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)的日益分散，讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重，集中式培訓(xùn)耗費(fèi)大量的資金和時間。視頻會議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室，讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對面的交流和溝通，實現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢想。

    其五，對公司自身或客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過視頻會議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業(yè)的信任和滿意程度。

    其六，視頻會議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費(fèi)時費(fèi)力，還往往因為招聘負(fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個城市，錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种�機(jī)構(gòu)連線總部，直接“面對面”交流，節(jié)約了雙方的時間，并為公司招徠更多人才。

    視頻會議技術(shù)的誕生，徹底打破了傳統(tǒng)的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進(jìn)的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節(jié)約差旅費(fèi)用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達(dá)速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

    據(jù)分析，一家年營業(yè)額在2000萬的企業(yè)，每年花費(fèi)在差旅上的費(fèi)用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統(tǒng)后，可節(jié)約近50%，每年的差旅費(fèi)降低到100-150萬元。而構(gòu)建一套總部1個結(jié)點，10個分支結(jié)點的視頻會議系統(tǒng)，費(fèi)用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費(fèi)和通訊費(fèi)只是視頻會議系統(tǒng)最直觀的優(yōu)點，相比于因效率提升而帶來的經(jīng)濟(jì)效益增長簡直微不足道。